Privacyverklaring

Wij, Dr. van Haeringen Laboratorium B.V. (hierna: VHLGenetics), respecteren de privacy van onze relaties en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons aan de geldende privacy wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In deze privacyverklaring informeren wij je over welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, aan wie wij persoonsgegevens verstrekken en welke rechten jij hebt.
Naast persoonsgegevens verwerken wij ook andere (vertrouwelijke) informatie. Uiteraard gaan wij hier ook altijd op een uiterst zorgvuldige wijze mee om en hebben wij daarvoor de benodigde (beveiligings)maatregelen getroffen.
Voor bepaalde diensten of producten van derden die door VHLGenetics gebruikt worden, kunnen aanvullende privacyvoorwaarden gelden.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
VHLGenetics is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Onze contactgegevens:
VHLGenetics, Postbus 408, 6700 PW, Wageningen

Telefoon: 0317- 416402

E-mail: info@vhlgenetics.com

Wanneer worden persoonsgegevens verwerkt?
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je bijvoorbeeld:

• (digitaal) een formulier invult;
• je abonneert op onze nieuwsbrieven;
• ons een brief of e-mail stuurt;
• gebruikmaakt van onze (online) diensten en/of producten;
• belt met onze klantenservice;
• een bestelling plaatst, ongeacht het gebruikte kanaal (bijvoorbeeld online, telefonisch of schriftelijk);
• monstermateriaal instuurt;
• deelneemt aan door ons aangeboden scholing, congressen en/of lezingen;
• ons bezoekt of één van onze medewerkers spreekt.

Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken voor onder andere:

• het verrichten van onderzoek en/of aanverwante diensten;
• administratie & facturatie.

Ook als je contact met ons hebt als (potentiële) klant, leverancier of andere (zakelijke) relatie, kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. We kunnen jouw persoonsgegevens ook via derden krijgen (bijvoorbeeld doordat een dierenkliniek of een ander bedrijf namens jou een bestelling bij ons plaatst).

Hoe gaan wij om met cookies en vergelijkbare technieken?
Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op onze website. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website; andere cookies worden gebruikt voor analytische of marketingdoeleinden. Meer informatie over de soorten cookies die wij plaatsen, de doeleinden daarvan en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren, vind je in onze pagina over Cookies.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
• bank- en creditcard gegevens (waaronder rekeningnummer);
• btw-nummer;
• IP-adressen, loggegevens;
• sollicitatiegegevens (zoals curriculum vitae);
• beelden beveiligingscamera.

Welke persoonsgegevens wij verwerken, verschilt per situatie.

Voor welke doelen gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, dienstverlening en communicatie. Hieronder staan de doelen waarvoor wij persoonsgegevens verwerken en de bijhorende rechtsgrond(en).

• Uitvoering van overeenkomsten en onderhouden van (klant)relaties
  Bijvoorbeeld om diensten (o.a. het uitvoeren van testen) of producten (testen) te leveren, facturen te sturen en contact te onderhouden. Wij kunnen je persoonsgegevens ook gebruiken voor de afhandeling van klachten.

Rechtsgrond: de met jou gesloten of te sluiten overeenkomst(en) of gerechtvaardigd belang.

• Gebruik van onze online diensten   

Via ons online portal of je webshop account bij ons krijg je toegang tot jouw testuitslagen. Via deze diensten krijg je ook inzicht in je gegevens en bestellingen.

Rechtsgrond: de met jou gesloten overeenkomst(en) of toestemming.

• Marketingactiviteiten en productontwikkeling

Wij gebruiken contactgegevens voor mailings of acties, bijvoorbeeld nieuwsbrieven of uitnodigingen voor een bijeenkomst. Ook voor productontwikkeling gebruiken wij je persoonsgegevens, we kunnen je benaderen om monsters op te vragen om nieuw te ontwikkelen testen te kunnen valideren.

Rechtsgrond: toestemming waar nodig of gerechtvaardigd belang voor direct marketing-activiteiten.

• Communicatie

Je kunt hierbij denken aan het versturen van informatie over onze (nieuwe) producten of diensten of over speciale aanbiedingen en campagnes via (digitale) nieuwsbrieven of op een andere manier (bijvoorbeeld social media). Of aan het verstrekken van informatie over bijvoorbeeld congressen, lezingen, presentaties, workshops of andere bijeenkomsten. Ook om je op de hoogte te houden van de voortgang van jouw testen of bij onverhoopte vertraging waardoor de afgesproken levertijd niet gehaald kan worden, gebruiken we je contactgegevens.

Rechtsgrond: toestemming waar nodig voor nieuwsbrieven en/of de mogelijkheid je hiervoor af te melden en gerechtvaardigd belang voor overige communicatiedoeleinden.

• Sollicitaties
  Werkzoekenden kunnen onder andere via onze website persoonsgegevens achterlaten. Deze gegevens komen terecht bij onze HR-afdeling en worden gebruikt om contact met je op te kunnen nemen en voor de sollicitatieprocedure. Deze gegevens worden maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard en met jouw toestemming maximaal één jaar. Als de sollicitatieprocedure succesvol wordt afgerond en je bij ons in dienst treedt, nemen we jouw gegevens op in je personeelsdossier.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (tijdens en na afloop van de sollicitatieprocedure), toestemming (na afloop van de sollicitatieprocedure) en wettelijke verplichting.

• Bezoekersregistratie en cameratoezicht
  Voor de beveiliging van personen, gebouw en informatie vragen wij bezoekersgegevens op. Op bepaalde delen van ons terrein, gebouw en laboratoria hangen beveiligingscamera’s.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, omdat onze eigendommen en medewerkers beveiligd moeten worden.

Belangenafweging bij gerechtvaardigd belang
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, maken wij vooraf een zorgvuldige afweging tussen onze belangen en jouw privacybelang. Daarbij kijken wij onder meer naar de aard van de gegevens, de impact op jouw rechten en jouw redelijke verwachtingen. Wij verwerken alleen persoonsgegevens op deze grondslag als dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of voor de hierboven vermelde belangen, de verwerking geen onevenredige impact heeft op jouw rechten en passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?
Wij delen alleen persoonsgegevens met derden (waaronder onze dochter- en zusterbedrijven) als dat nodig is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering of als we daar wettelijk toe verplicht zijn.

Voorbeelden van deze derden:

• onze distributeurs;
• stamboek- en rasverenigingen;
• overheidsinstanties;
• toezichthouders, fiscale autoriteiten en/of opsporingsinstanties (alleen als wettelijke verplicht of met jouw voorafgaande toestemming);
• dierenartsenpraktijken;
• fokkerijen en veredelingsbedrijven;
• ICT-dienstverleners;
• logistieke dienstverleners;
• banken/betaaldienstverleners.

Onze verwerkers handelen altijd volgens onze instructies en wij zorgen voor passende beveiligingsmaatregelen.

Buiten de EU?
Wij geven zelf geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Als een door ons ingeschakelde derde dat wel doet in het kader van zijn dienstverlening aan ons, dan gebeurt dit alleen met onze voorafgaande toestemming en als de juiste beschermingsmaatregelen zijn genomen.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij vinden het belangrijk persoonsgegevens veilig te bewaren. Daarom nemen wij technische en organisatorische maatregelen tegen verlies of inzage of gebruik van persoonsgegevens door onbevoegden. Dit doen we onder andere door:

• gebruik van beveiligde servers en firewalls;
• versleuteling van gegevens (SSL-verkeer);
• fysieke toegangsbeveiliging tot onze systemen;
• virusscanners.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij kijken hierbij naar:

• de verwachting dat persoonsgegevens nog gebruikt zullen worden voor het doel waarvoor deze zijn verkregen;
• de wettelijke bewaartermijnen;
• onze gerechtvaardigde belangen.

Op het moment dat persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.  

Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten:

• recht van inzage: jouw gegevens kun je bij ons opvragen;
• recht van correctie;
• recht van verwijdering, het kan voorkomen dat we jouw gegevens niet kunnen verwijderen omdat we deze bijvoorbeeld nog nodig hebben of omdat ze op grond van de wet nog nodig zijn;
• recht van beperking van een verwerking;
• bezwaar maken tegen een verwerking;
• recht op gegevensoverdracht.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar: info@vhlgenetics.com  of een brief naar: VHLGenetics, Postbus 408, 6708 PW, Wageningen. Wij zullen dan zo snel mogelijk op je verzoek reageren.  

Vragen, opmerkingen of klachten
Voor vragen, opmerkingen of klachten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, kun je contact opnemen via bovengenoemde contactgegevens.

Mochten we onverhoopt gezamenlijk niet tot een oplossing komen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor: Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens

Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. De meest recente verklaring staat altijd op onze website www.vhlgenetics.nl.